Política uso Google Workspace

1. Descripción del Servicio

Las cuentas de Google Workspace para Educación son proporcionadas con el objeto de apoyar las funciones de comunicación de todo el personal contratado y del alumnado y familias en los centros educativos de la Fundación Educativa Franciscanas Ana Mogas (en adelante Colegios FEFAM) conforme al acuerdo establecido con Google al activar el dominio en G Suite Education que es un conjunto de soluciones de software que Google ofrece gratuitamente a los centros educativos bajo el modelo de computación en la nube “Software as a Service” (Software como Servicio). 

Para el acceso al servicio, los alumnos de ESO y Bachillerato usarán dispositivos Chromebook. Para gestionar el uso de los mismos, que deberá ser estrictamente educativo, los dispositivos de los alumnos deben inscribirse en el dominio G Suite con la cuenta institucional personal de cada alumno. De este modo, y durante toda la etapa educativa del alumno en el centro, estos dispositivos solo podrán ser utilizados con las cuentas G Suite de la institución del dominio @vigo.anamogas.org. 

En el momento de integrar los dispositivos Chromebooks dentro del dominio citado, los equipos serán reseteados al nivel inicial de fabricación para proceder a su enrolamiento en las políticas de seguridad de la consola google del centro escolar.

El acceso a estos recursos está condicionado a la aceptación de la Política de Uso por parte del usuario en el caso de los alumnos mayores de 14 años, las familias de alumnos menores de 14 años a los que se les proporcione cuenta y la familia en caso de entregarles una cuenta.

Las cuentas institucionales se encuentran bajo plataforma dotada por Google Workspace for education e incluyen los siguientes servicios integrados: Gmail, Google Calendar (calendarios compartidos), Google Drive (alojamiento de documentos, hojas de cálculo y colaboración online), Google Sites (diseño y publicación de sitios en equipo) y Hangouts (sistema de mensajería y videoconferencia).

A diferencia de las cuentas que ofrece Google los servicios bajo el dominio anamogas.org y los subdominios correspondientes a cada uno de los centros educativos son servicios administrados por los Colegios FEFAM. Se ha elegido esta plataforma de comunicación y trabajo colaborativo por varias razones entre las que destacamos: 

  1. Alta disponibilidad del servicio >99%
  2. Integración de aplicaciones de productividad y colaboración con e-mail proporcionando un ecosistema de trabajo corporativo.
  3. Gratuidad aún contando con las mismas condiciones de servicio Google Workspace for education.
  4. Elevada operatividad al ser una solución integrada multidispositivo y multiplataforma.
  5. Accesibilidad desde navegador web, sin necesidad de instalar software extra.
  6. Disponer de una herramienta (Classroom) para la gestión del aprendizaje.

 

El administrador del dominio es la persona de los Colegios FEFAM que administra G Suite. Será el último responsable en la administración y gestión de cuentas y aplicaciones en el Panel de Control

El conjunto de aplicaciones principales de G Suite se describe en 

http://www.google.com/enterprise/apps/education/products.html 

El acceso a las cuentas de G Suite institucionales se realiza de forma unificada en: 

https://accounts.google.com 

 

2. Condiciones del Servicio

    1. Las cuentas de G Suite de los Colegios FEFAM constituyen un servicio que los Colegios FEFAM proporcionan a sus centros, docentes y personal de administración y servicios que trabajan en ellos, y a los alumnos y sus familias que cursan sus enseñanzas regladas.
    2. Las cuentas de G Suite de los Colegios FEFAM serán creadas y utilizadas de acuerdo con las condiciones establecidas en el acuerdo suscrito entre los Colegios FEFAM y Google. Los términos del acuerdo genérico «G Suite» pueden consultarse en el sitio web de G Suite, en la página:

http://www.google.com/apps/intl/es/terms/education_terms.html 

  1. Las cuentas de G Suite de los Colegios FEFAM sólo podrán ser utilizadas por los centros, docentes y personal de administración y servicios que trabaja en ellos, y los alumnos y sus familias que cursan sus enseñanzas regladas, en tareas relacionadas con su actividad educativa.
  2. La publicación y distribución de cualquier tipo de contenido mediante los servicios y aplicaciones vinculados a las cuentas de G Suite de los Colegios FEFAM deberá realizarse de acuerdo con la legislación vigente sobre protección de datos de carácter personal.
  3. Queda estrictamente prohibido el uso de las cuentas de G Suite de los Colegios FEFAM, y de todos los servicios y aplicaciones vinculados a ellas, para actividades comerciales o publicitarias.
  4. Las cuentas de G Suite serán, salvo excepciones, nominales y responderán siempre a una persona física, pudiendo gestionarse “Alias” para asignar otras direcciones por cargo o grupo. 
  5. Todo oficio, invitación o trámite que no requiera firma y sello institucional, se encaminará vía correo electrónico institucional.
  6. Los Usuarios o representantes legales son responsables de todas las actividades realizadas con sus cuentas de acceso y su buzón asociado a los Colegios FEFAM.
  7. Es una falta grave facilitar y ofrecer acceso a la propia cuenta a personas no autorizadas; la cuenta es personal e intransferible.
  8. Es responsabilidad de cada usuario procurar la salvaguarda de los datos contenidos en las aplicaciones de G Suite haciendo uso periódico de la aplicación Google Takeout ofrecido por el programa Data Liberation
  9. Los Colegios FEFAM podrán crear cuentas para la administración de backups, así como habilitar LDAP y Single Sign On para la autenticación con terceros servicios. 
      1. Los centros educativos podrán dar de alta cuentas para sus alumnos y sus familias, para lo cual deberán seguir el procedimiento que en su momento se determine.
      2. El uso de las cuentas por parte de los alumnos requiere manifestar la conformidad con la Política de Uso de Cuentas G Suite para Colegios FEFAM para los alumnos de 14 años en adelante y por parte de los padres o responsables legales del alumno si es menor de 14 años.
      3. Cada alumno solo podrá tener una única cuenta de G Suite de los Colegios FEFAM y su uso es exclusivo para el ámbito escolar y educativo. 
      4. Cuando un alumno deje de estar matriculado en un colegio de los Colegios FEFAM, se procederá a suspender y/o eliminar su cuenta. 
      5. El uso de la cuenta deberá respetar, en todo momento, las normas de convivencia del centro y su incumplimiento puede llevar aparejado la limitación de acceso a la misma. 
      6. Los Colegios FEFAM se reservan el derecho a condicionar el despliegue de las aplicaciones según criterios pedagógicos y la edad de los alumnos. 
      7. En el caso de que haya indicios de que la cuenta de un alumno pueda verse involucrada en casos graves de disciplina como ciberacoso, podrán ser intervenidas, suspendidas y/o supervisadas por la Dirección General del centro en el que esté matriculado. 
    1. Todos los empleados con cuenta y los padres, tutores o representantes legales de los alumnos con cuenta, deberán manifestar su conformidad con la presente Política de Uso de las Cuentas de G Suite de los Colegios FEFAM.
    2. En caso de que se advierta un incumplimiento de las condiciones antedichas sobre prestación del servicio, los Colegios FEFAM se reserva la potestad de desactivar o dar de baja cualquier cuenta de G Suite de los Colegios FEFAM, incluso sin previo aviso. 

 

3. Privacidad, Seguridad y Tratamiento de Datos

 

G Suite posee desde mayo 2012, la certificación ISO 27001, además de la ya existente SSAE 16/SAE 3402 y el certificado FISMA de G Suite para Gobiernos. Además Google ha sido la primera empresa en adoptar el primer estándar global de privacidad para Cloud Computing ISO/IEC 27018. 

Google ofrece una Enmienda para el Procesamiento de Datos  y las Cláusulas del Contrato Modelo como un método adicional  de seguridad y protección de datos que permite cumplir los requisitos de idoneidad y seguridad de la Directiva de Protección de Datos del Parlamento Europeo y del Consejo de la Unión Europea.

Recientemente, el 27 de abril de 2016 la UE aprobó un nuevo Reglamento General de Protección de datos que comenzará aplicarse en Mayo de 2018. Este Reglamento sustituye al anterior y pretende regular mejor la necesidad de empresas y usuarios en la prestación y consumo de servicios Cloud y Google trabaja estrechamente para cumplir antes de dicha fecha con el nuevo Reglamento. 

Información adicional: 

Ubicaciones de almacenamiento de G Suite Ubicaciones de los centros de datos
Subprocesadores de G Suite for Work Subprocesadores de terceros
Certificaciones de privacidad Certificación Safe Harbor
Certificaciones de seguridad y auditorías de terceros Resumen 

Certificado ISO 27001 

Informe de SOC 3
Descripción general de la seguridad de G Suite Informe sobre seguridad de G Suite
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